Dienstprogramme online -
Externes Büro

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Immer häufiger laufen Programme nicht mehr lokal auf einem Computer, sondern zentral auf einem grossen Rechner. Per Computer, Tablet oder Handy greift man darauf zu.

Statt dass man ein Textdokument oder eine Tabelle lokal auf dem eigenen Rechner öffnet, wird die Datei von Google auf dem zentralen Server geöffnet und man schaut sie sich mit dem Browser an.

Das hat den Vorteilt, dass sich Dateien, die per Mailzugestellt werden, gleich auf dem Server bearbeiten lassen, ohne dass man sie erst herunterladen muss. Das gilt nicht nur für Texte und Tabellen, sondern auch für PDF-Dateien und für Präsentationen. Um den Virenschutz muss sich der Benutzer auch nicht kümmern: Das ist Sache des Anbieters.


Dabei haben diese Programme drei grosse Vorteile:

1. Daten immer dabei

Egal, wo Sie sind - Sie haben Ihre Daten immer mit dabei. Vorausgesetzt natürlich, dass Sie über einen Internetanschluss verfügen. Sie können dabei nicht nur auf die aktuellste Version der Datei zurückgreifen, die Sie benötigen, sondern auch auf die History, also Bearbeitungsschritte oder Recherchedokumente.

2. Rascher Dateiaustausch
Dokumente werden immer häufiger über das Internet ausgetauscht. Per E-Mail erhalten Sie Dateien, die Sie betrachten oder bearbeiten müssen. Um eine solche Datei mit einem traditionellen Programm bearbeiten zu können, muss man sie zuerst herunterladen, dann kann man sie bearbeiten, um sie dann per Mail über das Internet wieder zu verschicken. Diese Programme vereinfachen diesen Schritt: Man erhält die Programme online, kann sie ohne Herunterladen da gleich bearbeiten und problemlos weiterschicken. Da funktioniert bei grossen Dokumenten auch dann, wenn man eine relativ langsame Internetverbindung hat.

3. Einfache Bedienung
Natürlich hat man nicht dieselben, ausgefeilten Möglichkeiten, eine Datei zu bearbeiten, wie man die Datei mit Microsofts Word oder Excel öffnet. Dafür muss man aber auch keine teuren Programme kaufen und sich durch komplizierte Bedienungsoberflächen quälen. Studien zeigen immer wieder, dass die Benutzer von Word und Co. nur ein bis zwei Prozent der Programmfunktionen nutzen. Abgespeckte Onlineversionen einer Textverarbeitung versuchen, genau diese ein bis zwei Prozent zur Verfügung zu stellen. Für die allermeisten alltäglichen Arbeitsschritte sind diese Funktionen ausreichend.


Diese Programme haben aber auch drei Nachteile:

1. Verfügbarkeit

Dass die Textverarbeitung nur funktioniert, wenn auch das Internet funktioniert, daran muss man sich erst gewöhnen. Hierzulande mag es eher selten sein, dass grössere Netzunterbrüche auftreten. Wer öfter unterwegs ist und sich dabei, gerade im Ausland, auch mal in Funklücken tummelt, kann allerdings ganz schön auf die Welt kommen.

2. Sicherheit
Es ist ein eigenartiges Gefühl, die geheimsten Daten irgendwo auf einem Server zum Beispiel in den USA abzulegen. Auf dem eigenen Computer zu Hause sind die Dateien garantiert nicht besser aufgehoben und schon gar nicht auf einem Speicherstift.

3. Preise
Für Privatanwender und ihre Bedürfnisse sind die meisten Dienste kostenlos. Wer mehr als nur ein paar Dateien verwalten und die Dienste also professionell will, muss sich mit den Business-Preisplänen von diesen Diensten beschäftigen und die sind nicht ganz durchsichtig. Die Kosten belaufen sich jeweils pro Monat oder Jahr und pro Speicherplatz oder pro Dokument. Aber wer kann schon abschätzen, wie viele Dokumente er in einem Jahr verarbeitet und wie schwer die sein werden. Gut möglich, dass der scheinbar günstige Onlineservice sich im Endeffekt als gar nicht so günstig erweist und das auf den ersten Blick teure Programm auf die Länge gesehen die günstigere Lösung wäre.



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